Прогнозируйте события и следствия в своих проектах внедрения ERP-систем и принимайте верные проектные решения

Для  стейкхолдеров спонсоров менеджеров  проекта


Почти двадцатилетний опыт с ИТ-решениями класса ERP позволяет утверждать, что эффективность эксплуатации этих решений и совокупная стоимость владения ими закладываются на стадиях проекта внедрения: зависят от проектной культуры, принятых решений, заложенных организационно-технических основ и качества выполненной работы. То, как вы делаете проект внедрения, определит всю последующую "жизнь" внедренной системы.

В свою очередь, успех внедрения ERP-системы и ее функциональных расширений зависит от способности проектной команды сформулировать проблему управления, определить что есть "оптимальное проектное решение", выполнить декомпозицию проектных целей и задач, определить факторы влияния, получать "обратную связь" в процессах жизненного цикла (рассматриваемых (под)систем).

Увидев все эти элементы "проектной обстановки" и связи между ними, можно спрогнозировать следствия и вероятные события, сделать выбор из альтернатив, а после этого планировать детали "цифровизации" и автоматизации соответствующего аспекта вашего бизнеса.

Говоря другими словами, успех проекта зависит от эффективности управления процессами жизненного цикла внедряемой ERP-системы.

Любой проект внедрения поставит перед вами множество сложных вопросов, ответы на которые заранее и в каждом конкретном случае не знает никто. Хотя интуиция и личный опыт важны, поиск ответов лучше осуществлять не на основе "мне так кажется" или "попробую угадать", а на основе сформулированных правил, условий и следствий, критериев выбора - т.е. проектной стратегии.

И в самом начале проекта эта стратегия должна быть разработана и принята. Благодаря этому вы узнаете как о самих прогнозируемых событиях, вероятностях и моментах их наступления, так и о действиях проектной команды в различных возможных ситуациях.

Процессы жизненного цикла систем являются хорошей основой для разработки проектной стратегии. Позволяют эту стратегию организовать и удобно использовать.

Вот несколько вопросов, актуальных для любого проекта

Как выбрать поставщика и не пожалеть потом

Выбираете поставщика на основе отзыва о нем - специально организованной им "референсной встречи"? Конечно, этот "референс" будет превосходным. А как же иначе? Ведь ту работу поставщик и референсное лицо делали вместе, вместе и отчитывались перед своим руководством...

Но стоит ли основаться на частном мнении? Не лучше ли здесь данные и алгоритм принятия решения?

И что важнее: опыт и специализация в определенной предметной области или общее число проектов на основе определенной ERP-платформы?

Чему отдать приоритет: общей репутации внедренческой фирмы или качествам специалистов, которые будут непосредственно работать на проекте?

На что обратить внимание на первых же встречах с кандидатами в подрядчики? И где лучше проводить эту встречу: у себя в офисе или на базе контрагента?

Как не только слушать, что он говорит, но и слышать? Какие вопросы задавать? И какие слова в ответах ключевые?

Когда и за что платить

Не имея на руках результаты валидации ИТ-решения, сложно судить о полноте и качестве выполненных подрядчиком работ. В сценариях использования будущего ИТ-решения могут быть ошибки: может возникнуть необходимость в дополнительных рабочих местах (или наоборот), в дополнительных способах подключения (мобильный, вэб, мессенджеры) и др.

В процессе реализации проекта может обновиться не только версия, но и целое поколение ERP-платформы.

Всё это надо учитывать, уже на этапе заключения договора и планирования бюджета проекта.

Как не попасть под "технологическую власть"

ERP-система - очень сложная штука. Как правило, она не работает без сопровождения и высококвалифицированного обслуживания.

Во что обойдется такой "сервис", что можно делать сами, и как контролировать экспертизу (внешнюю и внутреннюю)?

Почему начинает расти штат сопровождающих специалистов? И почему иногда процессу "доводки" ERP-системы не видно ни конца, ни края?

Владеть или арендовать

Проекты внедрения ERP-систем редко обходятся без "кастомизации" - без изменения программного кода. Но код - это воплощение мысли. Таким образом, вы, как заказчик, строите свою ERP-систему.

Но где в итоге всё это будет храниться и кому принадлежать? Вы будете пользоваться построенным вами ИТ-решением по подписке, пока платите на условиях поставщика лицензий и услуг, или будете владеть бессрочно?

А что с вашими накапливаемыми бизнес-данными - действительно ли они всегда доступны вам по первому требованию?

Еще больше вопросов перед вашим проектом...

Есть ли у вас ответы на эти и другие вопросы? Если нет, то необходимо получить дополнительную проектную экспертизу и поддержку: аудит проекта, анализ проектных сценариев и исходов, проектную документацию.